En vigueur au : 24/06/2026.

Medica Assistant France développe et fournit une solution tout en un pour les professionnels de la santé et du bien-être et leurs patients. Medica Assistant France a développé une solution digitale destinée à la gestion de cabinet (Prise de rendez-vous en ligne, fiches patients, notes consultations, comptes-rendus de consultations, facturation, gestion des factures d’honoraires patients, historique de facturation, rappels automatiques, etc.) Cette solution fonctionne notamment avec une plateforme (la « Plateforme ») ainsi qu’une application développée par Medica Assistant (l’« Application »), utilisée par les acteurs de santé.

La présente politique de protection des données personnelles (la « Politique ») a pour objet de décrire la manière dont la société Medica Assistant France (« Medica ») traite les données à caractère personnel des acteurs de santé ou non éligibles à l’utilisation de l’Application tels que définis sur le site internet de Medica, dans le cadre de leur utilisation de l’Application (les « Utilisateurs »).

Le respect de votre vie privée et de vos données à caractère personnel est une priorité pour Medica, qui s’engage à traiter vos données dans le respect de la Loi Informatique et Libertés n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée, du Règlement (UE) général sur la protection des données 2016/679 du 27 avril 2016 (ci-après « RGPD ») et des normes et recommandations de la CNIL s’y rapportant (ensemble, la « Réglementation Applicable »).

COORDONNÉES ET IDENTITÉ DU RESPONSABLE DE TRAITEMENT

Medica agit en tant que responsable de traitement pour l’ensemble des données collectées par le biais de l’Application. Pour en savoir plus sur la société Medica vous avez toujours la possibilité de nous contacter du lundi au vendredi de 8 heures à 18 heures.

Si l’Utilisateur souhaite exercer l’un de ses droits prévus par la Réglementation Applicable et mentionnés à l’article 6 de la présente Politique, l’Utilisateur peut contacter Medica par l’un des moyens prévus ci-dessous, en précisant l’objet précis de sa demande et son identité .

Pour toute question relative à l’utilisation de vos données et sur vos droits, vous pouvez joindre Medica par l’un des moyens suivants :

• par courrier postal, au 9 rue des colonnes, 75002 Paris.

• par courriel à : contact@medica-assistant.com ;

Vous pouvez également demander la suppression de votre compte à tout moment en utilisant les moyens de contact ci-dessus.

DONNEES COLLECTEES

Dans le cadre de ses activités, Medica peut être amenée à collecter les données à caractère personnel de l’Utilisateur, en particulier, lorsque ce dernier :

• Envoie une demande par courriel à l’adresse indiquée ci-dessus ;

• Crée son compte Utilisateur en remplissant le formulaire d’inscription en ligne ;

• Navigue sur l’Application et utilise ses fonctionnalités ;

• Exerce ses droits tels que prévus par la Réglementation Applicable.

Ces données sont :

• Les données permettant votre identification (nom, prénom(s), email, téléphone portable, profession ou catégorie de profession. Vos informations légales telles que votre numéro de SIRET, ADELI/RPPS afin de sécuriser votre compte et de s’assurer de la véracité des informations.

• Les données de contact : adresse postale de votre cabinet, numéro de téléphone portable, adresse e-mail, adresse IP ;

• Les données bancaires pour l’abonnement à l’Application : le nom du titulaire et le numéro de la carte bancaire, la date d’expiration, le cryptogramme visuel ; le numéro et les coordonnées de la transaction, la date et le montant de la transaction. Medica n’a pas accès à ces données bancaires et ne les conserve pas. Ces données sont collectées par son prestataire fournisseur d’outil de gestion de paiement mentionné à l’article 5.

En aucun cas, la responsabilité de Medica ne pourra être recherchée en cas de violation de la Politique par l’Utilisateur ou un tiers non sous-traitant de Medica.

FINALITÉS ET BASES LÉGALES DU TRAITEMENT

Nécessité de la collecte des données

Dans le cadre de l’utilisation de l’Application, et notamment lors de la création de son compte, l’Utilisateur est amené à communiquer certaines données personnelles (permettant de l’identifier directement ou indirectement). Si l’Utilisateur ne souhaite pas communiquer les informations qui lui sont demandées, il se peut que l’Utilisateur ne puisse pas accéder à certaines parties de l’Application ou des fonctionnalités proposées par l’Application.

Finalités du traitement des données et bases légales correspondantes

Les données à caractère personnel de l’Utilisateur sont collectées pour des finalités déterminées, explicites et légitimes. Selon les cas, les données à caractère personnel pourront être utilisées pour les finalités suivantes :

• La création du compte de l’Utilisateur au sein de l’Application

A cette occasion, l’identification de l’Utilisateur sera réalisée par sa profession, son email et son mot de passe (avec double validation). Pour accéder au compte, l’utilisateur doit impérativement avoir accès à la boite email renseignée pour valider son email. Pour activer le compte, l’utilisateur doit par la suite renseigner son numéro de téléphone personnel ou particulier pour la double authentification. Après renseignement du numéro de téléphone, l’utilisateur reçoit un code unique par SMS permettant de confirmer son identité ;

Le traitement des données personnelles de l’Utilisateur pour cette finalité sera réalisé sur la base du consentement préalable de l’Utilisateur ;

- Pour assurer la sécurité de l'Application et de ses activités, Medica se réserve le droit de détecter toute activité abusive ou frauduleuse. Cette action est basée sur les intérêts légitimes de Medica.

- L'utilisation de l'Application et de son compte par l'Utilisateur est soumise au consentement préalable de l'Utilisateur et à son administration.

- Pour promouvoir au mieux ses activités, Medica peut effectuer des enquêtes de satisfaction, des statistiques, des études et d'autres actions marketing. Cette action est basée sur les intérêts légitimes de Medica ou sur le consentement de l'Utilisateur si celui-ci est requis par la Réglementation Applicable.

- Medica se réserve le droit d'assurer le fonctionnement optimisé et l'amélioration permanente de l'Application et de ses fonctionnalités. Cette action est basée sur l'intérêt légitime de Medica à garantir le meilleur niveau de fonctionnement et de qualité de l'Application grâce, notamment, aux statistiques d'utilisation de l'Application.

- Pour permettre le paiement de l'abonnement, Medica requiert le consentement préalable de l'Utilisateur.

- Medica répondra aux demandes d'informations de l'Utilisateur sur la base du consentement manifesté par l'envoi de sa demande.

- Pour se conformer à ses obligations légales, Medica pourra utiliser les données de l'Utilisateur à cette fin.

- Medica gérera et répondra aux demandes d'exercice de ses droits par l'Utilisateur, conformément à ses obligations légales.

- Medica gérera des cas de contentieux, soit en respectant ses obligations légales, soit en se basant sur son intérêt légitime à assurer sa défense en justice.

DURÉE DE CONSERVATION DES DONNÉES

Medica conserve les données personnelles des Utilisateurs pour la durée nécessaire à la réalisation des objectifs visés, en respectant les périodes d'archivage autorisées par la loi ainsi que les obligations de conservation de certaines données (en cas de litige ou pour répondre aux demandes des autorités compétentes), ou en anonymisant les données personnelles. La durée de conservation des données varie en fonction de l'objectif poursuivi. Pour ce faire, Medica suit en particulier les durées de conservation mentionnées ci-dessous (sans préjudice des périodes d'archivage et d'obligations de conservation précédemment mentionnées).

En ce qui concerne les données bancaires, elles sont conservées jusqu'à la dernière échéance de paiement de l'abonnement. Quant aux données d'identification et de contact liées au compte de l'Utilisateur, elles sont conservées pendant toute la durée d'activité du compte. Si l'Utilisateur décide de supprimer son compte, les données sont conservées pendant 30 jours avant d'être définitivement supprimées.

Pour la gestion des demandes d’exercice de droits : les données sont conservées pour la durée nécessaire au traitement de la demande puis archivées pour une durée de dix (10) ans à compter de l’expiration du délai légal maximum dans lequel Medica doit répondre à l’Utilisateur.

Pour les outils de traçage ainsi que les données collectées par ce biais : les informations stockées dans le terminal de l’Utilisateur, ou tout autre élément utilisé pour l’identifier et permettant sa traçabilité, ainsi que les données de fréquentation brutes associant un identifiant, ne seront conservés que pour une durée maximale de treize (13) mois. Au-delà de ce délai, les données sont soit supprimées, soit anonymisées.

DESTINATAIRES AYANT ACCES AUX DONNEES

Vos données ne pourront être divulguées qu’aux destinataires ou catégories de destinataires suivants, dans la limite de leurs attributions respectives et dans la mesure où cette transmission est strictement nécessaire pour accomplir les finalités prévues à l’article 3 de la présente politique :

• Les personnes chargées de missions de contrôle interne et externe ;

• Les personnels habilités des services marketing, administratifs et informatiques de Medica ;

• Les prestataires d’hébergement et de maintenance / infogérance de l’Application ;

• L’hébergeur du site internet de Medica :

Amazon Web Services, SAS au capital social de 4 240 000,00 € immatriculée au Registre du commerce et des sociétés sous le numéro 327 733 184 RCS Nanterre, ayant son siège social 37, Quai du Président Roosevelt 92130 Issy-les-Moulineaux

Amazon web services est un organisme bénéficiant d’une certification de l’agence du numérique de santé et d’une certification ISO 27001-HDS et ISO 27018 HDS. Ces certifications peuvent conférer à AMAZON WEB SERVICES :

1. la mise à disposition et le maintien en condition opérationnelle des sites physiques permettant d’héberger l’infrastructure matérielle du système d’information utilisé pour le traitement des données de santé ;

2. la mise à disposition et le maintien en condition opérationnelle de l’infrastructure matérielle du système d’information utilisé pour le traitement de données de santé ;

3. la mise à disposition et le maintien en condition opérationnelle de la plateforme d’hébergement d’applications du système d’information ;

4. la mise à disposition et le maintien en condition opérationnelle de l’infrastructure virtuelle du système d’information utilisé pour le traitement des données de santé ;

5. l’administration et l’exploitation du système d’information contenant les données de santé;

6. la sauvegarde des données de santé.

• Les sociétés en charge de la gestion des campagnes marketing et/ou d’information au profit des Utilisateurs :

SINCH AB, société privée immatriculée en Suède, ayant son siège social à Lindhagensgatan 74, 112 18 Stockholm, Sweden ;

Google Ireland Limited, société de droit irlandais immatriculée en Irlande, ayant son siège social à Dublin 4, Gordon House, Barrow Street, Irland.

• Le prestataire fournissant et opérant une solution de paiement de l’Abonnement :

. STRIPE Payments Europe Ltd, société privée immatriculée en Irlande, ayant son siège social C/O A & L Goodbody, Ifsc, North Wall Quay Dublin D01 H104.

En aucun cas, Medica ne vend ni ne loue vos données personnelles à des tiers pour leurs propres activités.

Medica est également susceptibles de communiquer des données afin de répondre à des demandes légales ou réglementaires, des décisions de justice, assignations ou procédures juridiques, si le respect de la réglementation en vigueur l’exige, ainsi que dans le cas où Medica transférerait en tout ou partie de ses actifs à une société tierce.

INTÉGRATION GOOGLE CALENDAR

Lorsque l’Utilisateur choisit de connecter son compte Google à l’Application, Medica collecte et traite uniquement les données Google strictement nécessaires à la fourniture de la fonctionnalité de synchronisation avec Google Calendar.

Les données Google susceptibles d’être collectées et traitées comprennent notamment :

• l’adresse e-mail associée au compte Google de l’Utilisateur ;

• les informations relatives au calendrier principal (« Primary Calendar ») de l’Utilisateur ;

• les événements du calendrier ainsi que leurs métadonnées associées, notamment leur titre, leur date, leur heure, leur statut « toute la journée » (all-day) et les autres informations nécessaires à la synchronisation.

Ces données sont utilisées exclusivement afin de :

• permettre l’affichage des événements du calendrier Google dans l’agenda Medica ;

• permettre l’affichage des événements créés dans Medica au sein du calendrier Google principal de l’Utilisateur ;

• prendre en compte les événements Google Calendar dans le calcul des disponibilités professionnelles de l’Utilisateur ;

• réaliser les opérations de synchronisation initiale et les synchronisations ultérieures entre Medica et le calendrier Google principal de l’Utilisateur.

Aucune donnée Google n’est utilisée à des fins de publicité ciblée, publicité personnalisée, reciblage publicitaire, profilage marketing, revente de données, enrichissement de bases de données commerciales, évaluation de solvabilité, octroi de crédit ou entraînement de modèles d’intelligence artificielle.

Aucune donnée médicale issue de Medica n’est transférée vers Google dans le cadre de cette fonctionnalité.

Les données Google ne sont ni vendues, ni louées, ni transférées à des tiers à des fins commerciales. Elles ne sont communiquées qu’aux sous-traitants techniques strictement nécessaires au fonctionnement, à la maintenance, à l’hébergement ou à la sécurisation de l’Application, ou lorsque la loi l’exige.

Medica met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de protéger les données Google contre tout accès, divulgation, altération ou destruction non autorisés, notamment par l’utilisation de connexions chiffrées (HTTPS/TLS), de mécanismes d’authentification sécurisés et de contrôles d’accès adaptés.

Les données Google sont conservées uniquement pendant la durée nécessaire à la fourniture de la fonctionnalité de synchronisation. L’Utilisateur peut à tout moment déconnecter son compte Google ou demander la suppression de ses données conformément aux modalités prévues dans la présente Politique. En cas de suppression du compte Utilisateur ou de demande de suppression valide, les données Google conservées par Medica sont supprimées dans un délai raisonnable, sauf obligation légale contraire.

La fonctionnalité de synchronisation agit uniquement sur les événements contenus dans le calendrier Google principal de l’Utilisateur. Elle ne permet pas de créer, supprimer ou modifier un calendrier Google dans son intégralité et intervient uniquement sur les événements individuels nécessaires à la synchronisation demandée par l’Utilisateur.

DROITS DES UTILISATEURS

Vos droits à l’égard du traitement de vos données

Conformément à la Réglementation Applicable et dans les conditions et limites prévues par celle-ci, chaque Utilisateur dispose de tout ou partie des droits suivants :

Droit de retirer son consentement au traitement de ses données (uniquement lorsque le traitement de celles-ci a pour base légale le consentement) (article 7 du RGPD) ;

Droit d’accès afin de demander confirmation que des données le concernant sont ou ne sont pas traitées et, lorsqu’elles le sont, l’accès auxdites données ainsi qu’à certaines informations sur leur traitement (article 15 du RGPD) ;

Droit de rectification des données inexactes ou incomplètes (article 16 du RGPD) ;

Droit à l’effacement de ses données (dans les cas prévus à l’article 17 du RGPD) ;

Droit à la limitation du traitement de ses données (dans les cas prévus à l’article 18 du RGPD) ;

Droit à la portabilité des données que l’Utilisateur a lui-même fournies (uniquement lorsque le traitement de celles-ci a pour base légale le consentement, sachant que le contrat, autre base légale possible pour l’exercice de ce droit, n’est pas applicable en l’espèce) (article 20 du RGPD) ;

Droit d’opposition au traitement de ses données (uniquement lorsque le traitement de celles-ci a pour base légale l’intérêt légitime de Medica et sous réserve que l’Utilisateur justifie de raisons tenant à sa situation particulière) (article 21.1 du RGPD) ;

Droit d’opposition au traitement de ses données à des fins de prospection, y compris au profilage (article 21.2 du RGPD) ;

Droit de définir le sort des données de l’Utilisateur après sa mort et de choisir à qui Medica devra communiquer, ou non, ses données à un tiers qu’il aura préalablement désigné (article 85 de la Loi Informatique et Libertés).

Exercer vos droits

Si l’Utilisateur souhaite exercer l’un de ses droits mentionnées dans la partie précédente, l’Utilisateur peut contacter Medica par l’un des moyens prévus ci-dessous, en précisant son identité et l’objet précis de sa demande (une pièce d’identité pourra être demandée en cas de doute sur l’identité du demandeur).

Pour toute question relative à l’utilisation de vos données et sur vos droits, vous pouvez joindre Medica par l’un des moyens suivants :

– par courriel, adressé à : contact@medica-assistant.com;

– par courrier postal, au 9 rue des colonnes, Paris 75002..

Pour la gestion des cookies et autres outils de traçage, nous vous invitons à consulter l’article 7 ci-après.

Medica s’engage à vous répondre dans les meilleurs délais, et en tout état de cause, dans un délai de 30 jours à compter de la réception de votre demande.

Au besoin, ce délai pourra être prolongé de (60) soixante jours, compte tenu de la complexité et du nombre de demandes qui nous sont adressées. Dans ce cas, vous serez informé de cette prolongation et des motifs du report.

Si votre demande est présentée sous forme électronique, les informations vous seront également fournies par voie électronique lorsque cela est possible, à moins que vous ne demandiez expressément qu’il en soit autrement.

Dans le cas où nous ne serions pas en mesure de faire suite à votre demande, nous vous informerons des raisons et vous disposerez de la possibilité d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle et/ou de former un recours juridictionnel.

En particulier, si après avoir contacté Medica et malgré les efforts de cette dernière, l’Utilisateur estime malgré tout que ses droits ne sont pas respectés, il peut déposer une réclamation auprès de l’autorité de contrôle compétente. En France, il s’agit de la Commission Nationale Informatique et Libertés (la « CNIL ») : https://www.cnil.fr/fr/plaintes.

COOKIES ET AUTRES DISPOSITIFS DE SUIVI DE LA NAVIGATION

Les Outils de traçage de l’Application sont indispensables au fonctionnement stable et à l’exploitation des services de l’application.

Un « cookie » est un petit fichier d’information envoyé sur le navigateur de l’Utilisateur et enregistré au sein du terminal de l’Utilisateur (ex : ordinateur, smartphone), (ci-après « Cookies »). Ce fichier comprend des informations telles que le nom de domaine de l’Utilisateur, le fournisseur d’accès Internet de l’Utilisateur, le système d’exploitation de l’Utilisateur, ainsi que la date et l’heure d’accès. Les Cookies ne risquent en aucun cas d’endommager le terminal de l’Utilisateur.

Medica assistant est susceptible de traiter les informations de l’Utilisateur concernant sa visite du Site, de l’application et services associés telles que les pages consultées, les recherches effectuées. Ces informations permettent à Medica Assistant France d’améliorer le contenu du Site, de la navigation de l’Utilisateur.

Les Cookies facilitant la navigation et/ou la fourniture des services proposés par le Site, l’Utilisateur peut configurer son navigateur pour qu’il lui permette de décider s’il souhaite ou non les accepter de manière à ce que des Cookies soient enregistrés dans le terminal ou, au contraire, qu’ils soient rejetés, soit systématiquement, soit selon leur émetteur. L’Utilisateur peut également configurer son logiciel de navigation de manière à ce que l’acceptation ou le refus des Cookies lui soient proposés ponctuellement, avant qu’un Cookie soit susceptible d’être enregistré dans son terminal. Medica informe l’Utilisateur que, dans ce cas, il se peut que les fonctionnalités de son logiciel de navigation ne soient pas toutes disponibles.

Si l’Utilisateur refuse l’enregistrement de Cookies dans son terminal ou son navigateur, ou si l’Utilisateur supprime ceux qui y sont enregistrés, l’Utilisateur est informé que sa navigation et son expérience sur le Site peuvent être limitées. Cela pourrait également être le cas lorsque Medica ou l’un de ses prestataires ne peut pas reconnaître, à des fins de compatibilité technique, le type de navigateur utilisé par le terminal, les paramètres de langue et d’affichage ou le pays depuis lequel le terminal semble connecté à Internet.

Le cas échéant, Medica Assistant France décline toute responsabilité pour les conséquences liées au fonctionnement dégradé du Site et des services éventuellement proposés, résultant (i) du refus de Cookies par l’Utilisateur (ii) de l’impossibilité pour Medica d’enregistrer ou de consulter les Cookies nécessaires à leur fonctionnement du fait du choix de l’Utilisateur. Pour la gestion des Cookies et des choix de l’Utilisateur, la configuration de chaque navigateur est différente. Elle est décrite dans le menu d’aide du navigateur, qui permettra de savoir de quelle manière l’Utilisateur peut modifier ses souhaits en matière de Cookies.

À tout moment, l’Utilisateur peut faire le choix d’exprimer et de modifier ses souhaits en matière de Cookies. Medica Assistant France pourra en outre faire appel aux services de prestataires externes pour l’aider à recueillir et traiter les informations décrites dans cette section.

Enfin, en cliquant sur les icônes dédiées aux réseaux sociaux Instagram, Facebook, Télégram et Youtube figurant sur le Site medica-assistant.com ou dans son application mobile et si l’Utilisateur a accepté le dépôt de cookies en poursuivant sa navigation sur le Site Internet ou l’application mobile de Medica Assistant France, Instagram, Facebook, Télégram et Youtube peuvent également déposer des cookies sur vos terminaux (ordinateur, tablette, téléphone portable).

Ces types de cookies ne sont déposés sur vos terminaux qu’à condition que vous y consentiez, en continuant votre navigation sur le Site Internet ou l’application de Medica Assistant France. À tout moment, l’Utilisateur peut néanmoins revenir sur son consentement à ce que Medica Assistant France dépose ce type de cookies.

TRANSFERT HORS UNION EUROPÉENNE DES DONNEES A CARACTERE PERSONNEL

Les données personnelles de l'Utilisateur ne sont pas transférées en dehors de l'Union européenne, sauf dans certains cas où des prestataires de Medica peuvent en avoir besoin pour assurer le fonctionnement et la sécurité de l'Application.

Dans ces situations, Medica garantit que le destinataire des données est situé dans un pays ayant une décision d'adéquation de la Commission européenne ou que des mesures sont mises en place pour protéger adéquatement les données personnelles des Utilisateurs conformément aux dispositions du RGPD.

MISE À JOUR DE LA POLITIQUE

Medica peut changer ou actualiser sa Politique à tout moment. Dès que ces modifications ou mises à jour seront publiées sur l'Application, elles seront immédiatement effectives. Si les changements sont significatifs et affectent les obligations de l'Utilisateur, Medica en informera l'Utilisateur et sollicitera son consentement si nécessaire selon la Réglementation Applicable.

DROIT APPLICABLE ET RÉSOLUTION DES LITIGES

La Politique est régie par le droit français, sauf si la loi d'un autre pays où réside l'Utilisateur contient des dispositions impératives.

Si un litige survient et qu'aucun accord amiable n'est trouvé, le tribunal compétent sera déterminé conformément aux règles de procédure en vigueur.